Nem mesmo Max Weber, sociólogo, historiador e político alemão imaginaria que a sua teoria seria tão difundida nas empresas do século XX.
A palavra burocracia, utilizada na maioria das vezes em sentido pejorativo, como sinônimo de morosidade e ineficiência, nada mais é que uma das teorias da administração mais difundidas e aplicadas em maior ou menor grau dentro das empresas, senão, vejamos algumas das proposições e postulados da teoria da burocracia:
- Formalização: existem regras definidas e protegidas, sendo que a sua alteração não pode ser feita de maneira arbitrária e sem formalização;
- Meritocracia: a escolha dos funcionários e cargos depende exclusivamente do seu mérito e capacidades. Havendo necessidade da existência de formas de avaliação objetivas;
- Separação entre propriedade e administração: os burocratas limitam-se a administrar os meios de produção - não os possuem;
- Especialização dos funcionários;
- Completa previsibilidade do funcionamento: todos os funcionários deverão comportar-se de acordo com as normas e regulamentos da organização a fim de que esta atinja a máxima eficiência possível.
- Divisão do trabalho: cada elemento do grupo tem uma função específica, de forma a evitar conflitos na atribuição de competências;
- Hierarquia: o sistema está organizado em pirâmide, sendo as funções subalternas controladas pelas funções de chefia, de forma a permitir a coesão do funcionamento do sistema;
Notoriamente como qualquer teoria da administração, a teoria da burocracia não é perfeita nem tampouco aplicável como panacea (solução para todos os problemas) para estruturar qualquer tipo de empresa, no entanto, traz alguns princípios basilares para organizar qualquer empresa; uma vez que a formalização de processo, a meritocracia, a hierarquia e outros atributos dessa teoria são perfeitamente factíveis e aplicáveis, desde que sem exageros.
O que se identifica, mormente em relação ao excessivo “engessamento” causado nos processos da empresa, pela aplicação da burocracia, culminando no sentido pejorativo da teoria é o controle e uso de papelório excessivo.
Nesse sentido, ao controlar e formalizar normas e processos, a empresa precisa buscar formas de fazê-lo com vistas à melhoria do resultado final e não como busca incessante de atender às regras processuais tão somente, como se este representasse um fim de persi ou em si mesmo, ou ainda, se representasse a persecução dos próprios desideratos da empresa.
Com efeito, o que se verifica normalmente dentro das empresas, é o excesso da valoração quanto ao cumprimento rígido e inflexível das normas, o que, no mais das vezes transcende as fronteiras da razoabilidade, passando o processo a ser considerado, até mesmo mais importante que os fins.
Considerando a globalização do mercado e a constante mutabilidade que assola o ambiente empresarial, os princípios da burocracia podem não atender a persecução dos fins colimados pela empresa, se utilizados de maneira incorreta, no entanto, se bem aplicados, vários de seus postulados são factíveis e necessários, tais como a meritocracia; no que tange a valorização da equipe de trabalho ou mesmo a existência de normas padrão como dirimentes de possíveis dúvidas quanto aos procedimentos de trabalho ou comportamento dos colaboradores na organização.
