A eficiência e a eficácia, embora sejam dois conceitos distintos, devem ser entendidos plenamente em face de sua importância para o Administrador.
Neste sentido, cabe inicialmente conceituá-los:
Eficácia, significa fazer a coisa certa, obter o resultado, o objetivo;
Eficiência, significa igualmente obter o resultado, no entanto, tem uma abrangência maior que o conceito de eficácia, à medida que a eficiência considera os meios utilizados para se conseguir o resultado.
Sendo assim, a eficiência significa auferir o melhor resultado com a aplicação do menor recurso financeiro, material e humano possível. Deste modo, a eficiência possibilita o melhor resultado com o menor custo.
A eficácia, no entanto, foca apenas o resultado, não se importando com os meios aplicados para obtê-lo, ou seja, qual o custo para se chegar ao resultado, quais os meios empregados e o custo necessário para auferir o resultado desejado.
Isto posto, explicados os conceitos, pode-se considerar que o Administrador eficiente é melhor que o Administrador eficaz, à medida que o Administrador eficiente obtém os melhores resultados ou melhor lucratividade, com o emprego da menor quantidade de recursos.
Imagine que o Administrador precisa atender ao desejo do cliente na produção de um produto e que para isso o processo produtivo deva ser alterado. O Administrador eficaz irá atender o cliente onerando o processo operacional em R$ 100.000,00, já o Administrador eficiente fará o mesmo, empregando, no entanto, R$ 50.000,00.
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