O foco e a concentração nas atividades mais importantes e que mais impactam nos resultados da organização, é uma característica fundamental do gestor eficaz, no entanto, embora pareça simples, requer prática e conhecimento, além de uma boa dose de equilíbrio para saber que a contribuição requerida pela empresa é muito maior que o tempo disponível para concluir as tarefas.
A contribuição, a que Drucker ressaltou em seu livro O Gestor Eficaz, seria, justamente, os resultados alcançados pelo gestor dentro do tempo que lhe é disponível. Ocorre que, boa parte do tempo dos gestores não lhes pertencem e tão pouco podem ser objeto de planejamento, uma vez que outras pessoas necessitam do gestor para outras atividades, tais como: reuniões, consultas, brainstorming ou uma simples conversa ao telefone.
Conforme ressalta Drucker, se faz necessário, fazer primeiro as primeiras coisas, não em seu sentido literal, mas com a finalidade de executar àquelas tarefas cujos impactos sejam maiores para os resultados organizacionais, merecendo maior atenção e dispêndio de energia por parte do gestor.
Fazer uma tarefa de cada vez, priorizando as atividades mais importantes, de modo que a tarefa seja feita com a completude necessária e a qualidade requerida, é fundamental para qualquer gestor que deseja ser eficaz.
Afinal, por incrível que possa parecer, o tempo para se executar ou completar uma tarefa mal feita é exatamente o mesmo de se executá-la de maneira bem feita, porquanto, a tarefa executada precariamente exige re-trabalho, tomando maior tempo do gestor ao final do processo e requerendo maior dispêndio de energia para sanar o defeito ou desvio.
Não há como escapar, todo gestor deve adaptar seu tempo às contribuições necessárias – não há tempo suficiente e nunca haverá na vida do gestor organizacional, de modo que ele precisará priorizar as tarefas.
Para alcançar resultados, no entanto, o gestor eficaz precisa controlar seu tempo, utilizando-o com o máximo aproveitamento possível, priorizando as tarefas que devem ser realizadas prioritariamente e gerando as contribuições que mais agreguem valor ao resultado da empresa.
